✅ Jak listy kontrolne mogą wspierać Twoją codzienność?

Witam się z Tobą w połowie listopada, na chwilę przed Black Friday i Cyber Monday i na ostatniej prostej przed tegorocznymi świętami.

Tobie też ten rok zleciał niewiadomo kiedy?

Tymczasem klasycznie, jak w co drugi poniedziałek, odwiedzam Twoją skrzynkę z kolejnym – 44. już – wydaniem newslettera.

Z większych tematów, w dzisiejszym wydaniu poświęcimy trochę czasu na tworzenie list kontrolnych. Opowiem Ci o podstawowych założeniach tej formy organizacji procesów, a w ramach 💬 ztechnicznego plus pokażę Ci metodę, dzięki której ułożysz niemal dowolny proces nawet wtedy, gdy nie wiesz, od czego zacząć.

Poza tym chcę Ci polecić aplikację, dzięki której przelejesz swoje myśli na cyfrowy papier (i np. podzielisz się nimi z innymi), a w szybkiej poradzie pokażę Ci nową funkcję Dokumentów Google, która pomoże Ci łatwiej zorganizować dokumenty tekstowe.

To co, zaczynamy? 🙌

🔥 Temat wydania:
Checklisty, jako wsparcie Twojej codzienności

Listy kontrolne są super.

To między innymi dzięki nim latanie samolotem jest najbezpieczniejszą formą przemieszczania się na dalekie dystanse, a zabiegi medyczne mogą kończyć się sukcesami częściej, niż rzadziej.

Ale nie trzeba być pilotem, ani lekarzem (a jak by się nad tym zastanowić: pasażerem, ani pacjentem), żeby czerpać z możliwości, jakie płyną z korzystania z nich.

Dlatego dzisiaj weźmiemy na tapet to, w jakich przypadkach warto korzystać z list kontrolnych w swoim życiu, jak je utrzymywać i uważnie z nich korzystać.

🛟 Jak pomaga checklista?

Listy kontrolne pozwalają uporządkować kroki, potrzebne do wykonania jakiejś czynności i upewnić się, że o niczym nie zapomnimy.

Może to być checklista wykonania konkretnej usługi dla klienta, tworzenia nowego odcinka podcastu, pisania newslettera, czy lista rzeczy do zabrania na wakacyjny wyjazd. Tak naprawdę wszystkie czynności, które zwykle składają się z kilku kroków, a na których poprawności wykonania nam zależy, można rozbić do formy listy kontrolnej.

Raz utworzona lista kontrolna, daje nam korzyści przez cały późniejszy okres korzystania z niej. Dzięki takiej liście:

1. Zredukujemy niepewność (pt. „czy na pewno o niczym nie zapomnę?”)

2. Ograniczymy liczbę błędów;

3. Będziemy mogli skupić się na wykonywaniu, a nie na każdorazowym planowaniu;

4. Będziemy mieć poczucie kontroli i spokoju w danej sytuacji;

5. Łatwiej będzie poprawiać proces, optymalizować go, czy delegować;

✅ Checklista tworzenia checklisty

Dla zadań, które już regularnie wykonujesz, możesz do tego podejść następująco:

• Wybierz coś, co robisz regularnie;

  • Jeśli nic nie przychodzi Ci do głowy, może to być na przykład luźne „pakowanie na wakacje”;

• Weź kartkę / otwórz nową notatkę w ulubionej aplikacji;

• Wypisz z głowy wszystkie czynności, które musisz wykonać i rzeczy, których potrzebujesz;

• Zastanów się, jak można pogrupować zapisane punkty;

• Utwórz nagłówki, oznaczające grupy;

• Przenieś wypisane punkty do utworzonych grup;

• Zredaguj punkty, żeby były krótkie i konkretne;

• Uzupełnij braki, jeśli przyjdą Ci do głowy;

• Zacznij regularnie korzystać z checklisty i aktualizuj ją w razie potrzeby;

W całym tym procesie na pewno zauważysz, że większość zadań jest wykonywana za każdym razem, ale niektóre – tylko czasami.

Na przykład lista rzeczy do zabrania na wakacje będzie różnić się od tego, czy jedziesz pod namiot, do hotelu, czy do apartamentu.

Można do tego podejść na dwa sposoby.

Niektórzy wolą, gdy checklista jest jak najkrótsza. Inni umieszczają w niej nawet takie punkty, które nie są wykonywane zawsze, a tylko czasami.

Osobiście uważam, że lepiej jest umieścić na liście WSZYSTKO, żeby o niczym nie zapomnieć, a takie nieregularne kroki wydzielić do osobnej grupy albo dopisać do nich informację o ich nieregularności.

Jak wtedy korzystać z takiej checklisty?

💡 Używanie checklist na co dzień

Przede wszystkim – no właśnie – korzystać. Nie ma sensu tworzyć checklisty wtedy, gdy nie zamierzasz też nigdy więcej ich otwierać.

Po drugie, przy każdym użyciu kopiuj tę checklistę do nowej notatki lub jako nowy zestaw zadań i odhaczaj ją właśnie w takiej kopii. Unikniesz przypadkowego zmodyfikowania źródłowej listy.

Po trzecie, jeśli masz na swojej liście kontrolnej punkty nieregularne, to po skopiowaniu jej do konkretnego użycia po prostu przejrzyj ją i je stamtąd usuń. Ważne tylko, żeby te punkty miały wpisany obok siebie konkretny warunek – tak, żeby łatwo było podjąć decyzję, czy będą Ci w danej sytuacji potrzebne, czy nie.

No i w końcu – utrzymuj listę aktualną. I nie, nie musisz wszystkich swoich list przeglądać co tydzień. Po prostu w trakcie ich używania, gdy zauważysz, że coś się zmieniło albo coś trzeba dopisać – to zmień to bezpośrednio w głównym egzemplarzu.

🧰 Gdzie stworzyć checklistę?

Tutaj krótko – do stworzenia checklisty nada się Twoja aplikacja do notatek lub do organizacji zadań, jeśli obsługuje szablony.

Nie trzeba szukać niczego szczególnego, po prostu weź to, co masz już pod ręką, serio.

💬 Podsumowanie

Korzystanie z list kontrolnych to bardzo dobry pomysł, który realnie może odciążyć głowę i upewnić, że zrobiłeś/aś w danej sytuacji wszystko, co trzeba było zrobić.

Bardzo polecam je tworzyć – na początek szczególnie do tych zadań których wykonanie napawa Cię niepokojem (jak np. niepewność, czy wszystko zabraliśmy na wakacyjny wyjazd) lub są dla Ciebie nowe.

I pamiętaj, że nie potrzeba do tego żadnych fikuśnych aplikacji – wystarczą te, które już masz pod ręką.

A jeśli masz problem z wypisaniem kroków na swojej checkliście albo chcesz zdefiniować nowy dla Ciebie proces, to w dzisiejszym 💬 ztechnicznego plus znajdziesz bardzo konkretną metodę, która pozwoli Ci przeskoczyć początkową blokadę.

Zachęcam więc do dalszej lektury 👇

👀 Warto zobaczyć

• 🎙️ Kilka tygodni temu podziwialiśmy działanie zaawansowanego trybu rozmowy głosowej z ChatGPT. Do tej pory był on dostępny w aplikacjach mobilnych, ale OpenAI wprowadza teraz tę funkcję także do aplikacji instalowanych na komputerach (zarówno macOS, jak i Windows). Co również ciekawe, aplikacja ChatGPT na komputerach macOS zyskała możliwość współpracy z niektórymi innymi, zainstalowanymi aplikacjami.
  

• 🦆 DuckDuckGo, wyszukiwarka znana ze swojego podejścia do prywatności, uruchomiła prywatny czat SI, oferujący dostęp do różnych modeli LLM. Można z niego korzystać z nieco mniejszą obawą o wykorzystanie naszych danych w niecnych celach.
  

• 🤖 Jaki jest następny krok w rozwoju asystentów SI? Prawdopodobnie będzie to sterowanie komputerem za nas. Taką funkcję testowo wprowadził już Claude i podobno pracuje nad nią także OpenAI.
  

• 📝 W ostatnim wydaniu newslettera wspominałem o tym, że Notion pracuje nad aplikacją pocztową (Notion Mail). Nie wspomniałem jednak o zmianach i nowościach, które się w nim ostatnio pojawiły, a jest ich kilka. Nadrabiając zaległości – oto one:

  - Formularze, które można zintegrować ze swoimi tabelami, żeby łatwiej wprowadzać treści;

  - Sklep z szablonami, w którym można znaleźć darmowe i płatne szablony (a także dzielić się swoimi);

  - Nowe automatyzacje, do budowania bardziej złożonych procesów;

  - Układy stron, pozwalające dopasowywać ich wygląd do swoich potrzeb;

  Korzystajcie rozsądnie! 🙌
  

🧰 Polecana aplikacja: Excalidraw

Excalidraw to biała tablica do rysowania, z której możesz szybko zacząć korzystać z poziomu przeglądarki internetowej, a do podstawowego użycia jest zupełnie darmowa.

Jest też przy tym prosta w obsłudze (wystarczy otworzyć stronę i można zacząć rysować), ale jednocześnie zawiera dużo przydatnych funkcji, takich jak współpraca z innymi, zapisywanie rysunków w chmurze, czy nawet funkcje SI.

Jeśli potrzebujesz czasami naszkicować coś na szybko, rozrysować mapę myśli, czy przygotować dowolny diagram, to Excalidraw będzie fajnym wyborem.

PS. Jeśli korzystasz z urządzeń Apple, to odpowiednikiem tego narzędzia może być też aplikacja Freeform.

🚀 Krok po kroku: Praca wstecz, czyli jak zacząć, kiedy nie wiesz, od czego zacząć?

Idę o zakład, że przynajmniej raz w życiu zdarzyła Ci się sytuacja, w której trzeba było coś zrobić, ale nie wiadomo było, od czego w ogóle zacząć.

Czy to wykonanie prezentacji, napisanie artykułu, poruszane już w tym wydaniu projektowanie checklisty, opisanie procesu, czy wykonanie innego zadania, co do którego do głowy przychodzi nam tylko pytanie „no dobra, ale jak do tego podejść?”.

A co, jeśli powiem Ci, że czasami najlepiej jest zacząć od... końca?

Takie podejście sugeruje metoda opracowana przez Amazon i – pomijając prywatne zdanie na temat tej firmy – sprawdza się wyśmienicie.

Pozwól, że Ci o niej opowiem ✌️

💡 Szybka porada:
Korzystanie z kart w Dokumentach Google

W Dokumentach Google pojawiła się ostatnio nowa funkcja, pozwalająca dzielić dokumenty tekstowe na zakładki (zwane tutaj kartami). Menu kart jest dostępne po lewej stronie obszaru roboczego.

Każda karta to całkowicie oddzielna treść – tak, jak byśmy mieli kilka dokumentów wewnątrz jednego pliku.

Takie karty można też w sobie zagnieżdżać, tworząc wewnętrzną strukturę organizacji dokumentu.

Sprawdzi się to bardzo fajnie, jeśli w ramach jednego dokumentu chcesz oddzielić różne rodzaje treści (na przykład wersję roboczą od docelowej).

Można też sobie z wyobrazić taki przykład, że jeśli podpisujesz z klientami kilka umów (np. o wykonanie usług i o poufności), to teraz możesz je trzymać w jednym pliku, podzielone na karty, dzięki czemu łatwiej Ci będzie je uporządkować.

👋 Hej! Czy moje treści są dla Ciebie przydatne?

Jeśli doceniasz moje treści i pomagają Ci one na co dzień, to możesz pomóc mi rozwijać ten newsletter, wspierając go kubkiem gorącej kawy. Z góry dziękuję!