📆 Konfigurujemy terminarz z płatnymi rezerwacjami

Jeśli zdarza Ci się (częściej lub rzadziej) umawiać z klientami, czy współpracownikami na spotkania/konsultacje, to być może doświadczyłeś już nie raz tzw. kalendarzowego ping-ponga.

Polega on na konieczności kilkukrotnego wymieniania się wiadomościami, zanim będziemy w stanie wybrać pasujący nam termin.

Z drugiej strony, gdy umawiasz się do lekarza, fryzjera, czy kosmetyczki – o ile prościej robi się to, mając przed sobą kalendarz, z listą dostępnych terminów.

Dlaczego więc nie zaaplikować tego do swojej pracy i nie pozwolić swoim innym ludziom umawiać się na spotkania z Tobą właśnie w ten sposób?

W takim terminarzu możesz określić, z jakim wyprzedzeniem można zarezerwować termin (aby uniknąć spotkań rezerwowanych na ostatnią chwilę), czy jak długie mają być przedziały czasu możliwe do zarezerwowania.

Co więcej, taki terminarz automatycznie usunie z listy możliwości terminy kolidujące z innymi Twoimi zobowiązaniami.

Pokażę Ci dzisiaj, jak za darmo skonfigurować taki terminarz i – dodatkowo – jak umieścić w nim opcję płatnej rezerwacji.

• 🧰 Poznaj Cal.com

• 👤 Zakładamy konto

• ⚙️ Ustawienia początkowe

• 📆 Tworzymy terminarz

• 🔧 Dodatkowa konfiguracja

• 📤 Udostępniamy terminarz

• 💳 Podłączamy płatności

• ⭐ Ustawiamy workflow

• 💬 Podsumowanie

🧰 Poznaj Cal.com

Aplikacja, z której skorzystamy do stworzenia terminarza, to Cal.com.

Na rynku istnieje kilka innych usług tego rodzaju, ale w porównaniu – według mnie – to narzędzie wypada najlepiej.

Dlaczego?

• Ma ono bardzo dobry plan darmowy, który jest wystarczający w przypadku tworzenia osobistego terminarza;

• Obsługuje wiele języków – w tym język polski;

• Ma prosty i intuicyjny interfejs rezerwacji, który można lekko spersonalizować;

• Posiada integracje z aplikacjami zewnętrznymi, które pozwalają dodawać do terminarzy dodatkowe funkcje (jak np. Płatności);

Myślę więc, że dla Ciebie też będzie to dobry wybór.

👤 Zakładamy konto

Zanim przejdziemy dalej, będzie nam potrzebne konto w tej usłudze.

Przechodzimy więc na stronę rejestracji i zakładamy konto i aktywujemy je.

Po aktywacji konta i zalogowaniu się na nie, przechodzimy do jego podstawowej konfiguracji.

Na początek podajemy nasz bazowy adres URL do rezerwacji. Może to być Twoje imię i nazwisko, nazwa firmy albo jakaś kombinacja tych informacji. Pod tym adresem będzie można zobaczyć, jakie opcje rezerwacji oferujemy.

Wpisujemy tutaj też nasze imię i nazwisko oraz potwierdzamy strefę czasową.

W kolejnym kroku podłączamy do terminarza kalendarze.

Cal.com wykorzysta je do tego, aby automatycznie usuwać z listy dostępnych terminów te opcje, które kolidowałyby z innymi naszymi zobowiązaniami. Do wybranego kalendarza będą też dodawane zarezerwowane przez klientów terminy.

Jeśli podłączasz w tym miejscu kalendarz Google, to zwróć uwagę na udzielenie poniższych uprawnień.

Po podłączeniu kalendarza przechodzimy dalej i wybieramy odpowiadający nam system do spotkań online (np. Google Meet).

W przedostatnim kroku podajemy nasze podstawowe godziny pracy. Możemy wyłączyć wybrane dni, zmienić godziny, a także podzielić dni na kilka przedziałów.

Na koniec konfiguracji możemy jeszcze wgrać zdjęcie i dodać krótki opis na nasz temat – będzie on widoczny na stronie rezerwacji.

Po przejściu przez tę konfigurację, konto będzie w pełni aktywne.

⚙️ Ustawienia początkowe

Zanim przejdziemy dalej, polecam jeszcze kliknąć „Settings” w lewym, dolnym rogu i przejść do ustawień „General”.

W tym miejscu ustawiamy:

• język interfejsu (np. Polski),

• format czas (24-godzinny jest dla nas bardziej naturalny),

• pierwszy dzień tygodnia (pewnie poniedziałek będzie w sam raz).

Zapisujemy zmiany i możemy wrócić do strony głównej panelu.

📆 Tworzymy terminarz

Cal.com domyślnie utworzył dla nas kilka gotowych terminarzy. Możemy je jednak usunąć – skonfigurujemy nasze własne.

Po usunięciu domyślnych, klikamy przycisk „Nowa” w prawym, górnym rogu.

W formularzu podajemy nazwę terminarza (np. „Konsultacja 60 minut”).

System automatycznie wypełni dla nas adres URL terminarza. Tego adresu będziemy z kolei używać, chcąc wysłać klientowi link do konkretnego rodzaju spotkania. Jeśli adres utworzony przez system Ci nie odpowiada, możesz go zmienić.

W tym kroku podajemy też krótki opis i wybieramy interesujący nas czas trwania.

Już po takiej konfiguracji nasz terminarz jest gotowy do użycia, z ustawieniami domyślnymi. Zostaniemy jednak przeniesieni do strony szczegółowej konfiguracji.

Po pierwsze, na samej górze (1) mamy przełącznik, którym określamy, czy dany rodzaj rezerwacji ma być widoczny w naszym profilu Cal.com.

Chodzi o to, czy jeśli ktoś otworzy stronę bazową, to czy ma mieć możliwość zobaczenia tej opcji rezerwacji w tym miejscu, czy nie.

Jeśli oferujesz swoim klientom spotkania o różnej długości, to możesz chcieć dać im taki wybór, pokazać dostępne opcje w profilu i to do strony głównej kierować klientów.

Z drugiej strony możesz też mieć terminarze ze szczególnymi zasadami, które nie chcesz, aby były tam widoczne, bo dzielisz się nimi tylko z wybranymi klientami.

Ikony, zaraz obok tego przycisku, to od lewej:

• otwieranie strony rezerwacji,

• kopiowanie linku do rezerwacji,

• kopiowanie kodu do osadzenia terminarza na Twojej stronie,

• usunięcie terminarza.

Poniżej (2) widzimy z kolei konkretne ustawienia.

Zachęcam Cię do zapoznania się z nimi, bo może być wśród nich coś, co będzie przydatne w Twoim przypadku. Ja tutaj opowiem Ci tylko o tych, które szczególnie mogą Ci się przydać.

🔧 Dodatkowa konfiguracja

Warto zwrócić szczególną uwagę na poniższe ustawienia:

• W zakładce „Konfiguracja wydarzenia” zwróć uwagę na pole „Lokalizacja”. Możesz tutaj dodać kilka różnych usług online, wybrać lokalizację fizyczną, a także pozwolić klientowi na podanie swojego adresu – zależnie od Twojego przypadku.
  

• W „Limity” możesz określić dodatkowe warunki Twojej dostępności, jak np. wyprzedzenie, z jakim można rezerwować terminy, bufor po spotkaniu, który chcesz mieć (np. na wyciszenie się), czy maksymalna ilość spotkań danego typu dziennie;
  

• W zakładce „Dostępność” możesz wybrać godziny pracy, które będą uwzględniane w terminarzu. Możesz ich mieć na koncie kilka.
   

• W sekcji „Zaawansowane” możesz wybrać swój kalendarz, do którego będą dodawane rezerwacje, włączyć wymaganie potwierdzenia adresu e-mail klienta, czy dodatkowy krok potwierdzenia rezerwacji po Twojej stronie;
  

• W sekcji „Aplikacje” możesz zobaczyć dostępne integracje – wrócimy tutaj, aby skonfigurować płatności;
  

• W zakładce „Przepływ pracy” możesz utworzyć akcje, które będą wyzwalane w konkretnych sytuacjach i na przykład będą wysyłać dodatkowe wiadomości e-mail (np. przypomnienie dla klienta o zarezerwowanym terminie);
  

• „Webhooki” służą z kolei do tego, aby podłączyć terminarz do automatyzacji zewnętrznych (np. Make, czy Zapier);

Jeśli dostosujesz te parametry i nie zamierzasz pobierać płatności za swoje wydarzenia – to wszystko! Twój terminarz jest gotowy i możesz wysyłać go klientom.

📤 Udostępniamy terminarz

Utworzony w ten sposób terminarz możesz udostępnić na kilka sposobów:

1. Po pierwsze, wysyłając klientowi link do konkretnego rodzaju spotkania, jeśli wiesz, co konkretnie chcesz mu zaoferować;

2. Po drugie, wysyłając klientowi link do swojego profilu, gdzie będzie mógł zobaczyć wszystkie te rodzaje spotkań, które są ustawione na widoczne publicznie;

3. No i w końcu – dowolny z terminarzy możesz udostępnić na swojej stronie internetowej, korzystając z opcji „Osadź”;

Polecam dodać sobie linki do głównego profilu i do poszczególnych rodzajów rezerwacji, do text expandera.

💳 Podłączamy płatności

Podłączenie płatności do terminarza jest tutaj stosunkowo proste.

Przechodzimy do sekcji „Aplikacje” i lokalizujemy na liście usługę „Stripe”, a następnie klikamy „Dodaj”.

Stripe to globalny operator płatności, dzięki któremu można przyjmować wpłaty od klientów. Jeśli nie masz konta w tej usłudze, to w tym procesie będzie można je utworzyć.

Podajemy więc nasz adres e-mail, a Stripe zaproponuje nam logowanie lub założenie nowego konta.

W przypadku zakładania nowego konta, Stripe poprosi Cię też o dodatkowe jego zabezpieczenie, aplikacją do generowania kodów lub kluczem dostępowym o korzystaniu z zabezpieczenia 2FA możesz przeczytać tutaj, a później o przejście przez proces konfiguracji nowego konta. W jego trakcie, Stripe zada Ci pytania o dane osobowe i informacje podatkowe – jest to efekt wymogów regulacyjnych, które Stripe musi spełniać.

Po przejściu przez konfigurację konta, Twoje konto Stripe zostanie zintegrowane z Cal.com, a Ty zobaczysz możliwość ustalenia stawki za rezerwację terminu w konkretnym rodzaju rezerwacji.

Po włączeniu tej opcji, w celu dokonania rezerwacji, klient będzie musiał dokonać płatności.

Wszelkie wpłacone przez użytkowników pieniądze, trafią na Twoje konto Stripe, skąd będzie można je wypłacić. Stripe pobiera przy tym prowizję za wpłaty, o wartości 1.5% + 1 PLN za każdą transakcję. Prowizję płacisz tylko wtedy, gdy klient faktycznie dokona rezerwacji i ją opłaci.

Jeśli chcesz ustawić różne ceny, zależnie od długości spotkania, możesz utworzyć dodatkowy terminarz, w którym użyjesz innej konfiguracji parametrów i ustawisz inną cenę.

⭐ Ustawiamy workflow

Konfigurując system rezerwacji, warto też zadbać o to, aby klienci pamiętali o umówionych spotkaniach – szczególnie gdy rezerwują je z wyprzedzeniem. Możesz także chcieć po zakończonym spotkaniu automatycznie prosić klienta o opinię, czy dodać inne, specyficzne dla Twojego przypadku formaty wiadomości.

Możesz to skonfigurować w Cal.com, używając „Przepływów pracy”.

Przykładowo, aby dodać przypomnienie na 24 godziny przed spotkaniem, klikamy „Przepływy pracy” w lewym menu i tworzymy nowy przepływ.

Możesz tutaj zaznaczyć wydarzenia, co do których dany przepływ ma się uruchamiać lub zastosować go do wszystkich typów wydarzeń.

W ramach takiego przepływu ustawiamy wyzwalacz (na przykład na określony czas przed spotkaniem) i dodajemy kroki, które mają się wykonać.

W darmowej wersji możesz wysyłać w tym miejscu wiadomości e-mail do różnych osób zaangażowanych w spotkanie. W płatnym planie mogą to też być wiadomości SMS.

Wybierz więc oczekiwaną czynność (np. Wyślij wiadomość e-mail do uczestników), a następnie skonfiguruj treść tej wiadomości.

W wiadomości można też używać dynamicznych pól (zmiennych), dzięki czemu wysyłaną wiadomość będzie zawierać szczegóły spotkania.

Warto wykorzystać tę funkcję na przykład do:

1. Przypominania o nadchodzącym spotkaniu;

2. Automatycznej prośby o opinię po spotkaniu;

3. Informowaniu klientów o tym, jak przygotować się do spotkania;

Na koniec warto jeszcze przynajmniej raz przetestować, że nasza konfiguracja działa zgodnie z oczekiwaniami. I… to wszystko!

💬 Podsumowanie

Jeśli jesteś na początku swojej działalności albo chcesz wprowadzić do swojej pracy narzędzie, które ułatwi Ci planowanie spotkań, a jednocześnie nie będzie Cię nic kosztować – to Cal.com będzie bardzo fajnym rozwiązaniem.

Genialne w korzystaniu z tego typu terminarzy jest to, że jeśli dodasz do swojego kalendarza wydarzenia poza tym systemem, to automatycznie staną się one niedostępne do rezerwacji. Dodatkowe warunki sprawią z kolei, że mimo możliwości wybierania przez klientów terminów samodzielnie, unikniesz spotkań na ostatnią chwilę, czy serii spotkań po sobie.

Wszystkie omówione w tym poradniku funkcje są bezpłatne, dopóki Ty nie zarabiasz. Gdy zaczniesz przyjmować wpłaty, prowizję będzie pobierał od Ciebie Stripe.

Co dalej?

Zastanów się, jak to rozwiązanie może uprościć Twoją codzienną pracę i jeśli może Ci się przydać – wdrażaj śmiało.