🚦 Przeczytaj, zanim zaczniesz usprawniać swoje zadania

Muszę Ci przyznać, że praca nad tym wydaniem dostarczyła mi wiele frajdy – szczególnie, gdy przygotowywałem jeden jego element, który znajdziesz w ramach dzisiejszego tematu głównego.

Ale nie wyprzedzajmy faktów. O czym dzisiaj pogadamy?

Zastanowimy się, ile czasu warto poświęcać na optymalizację i automatyzację naszych codziennych zadań, zanim przestanie nam się to opłacać. Spróbujemy też odpowiedzieć na pytanie, co z tym zrobić.

Mam też dla Ciebie ciekawą aplikację, dzięki której unikniesz kalendarzowego ping-ponga ze swoimi współpracownikami i klientami.

W części 💬 ztechnicznego plus zobaczysz z kolei przykład automatyzacji generowania grafik, a szybka porada dotycząca pracy z dokumentami biurowymi, może w przyszłości oszczędzić Ci dużo nerwów.

Zaczynamy? Życzę miłej lektury! ✌️

🔥 Temat wydania:
Przeczytaj, zanim zaczniesz usprawniać swoje zadania

Dawno nie było tutaj tematów, związanych z automatyzacją zadań. Nie poruszałem ich dlatego, że nie do końca wiedziałem, w którym kierunku z nimi pójść, ale jednocześnie mocno się za nimi stęskniłem.

To w najbliższym czasie się trochę zmieni, postaram się przychodzić tutaj z nimi częściej i konkretniej.

Tymczasem powiem Ci o kilku rzeczach, które trzeba zrobić, zanim w ogóle zaczniesz optymalizować i automatyzować swoje rutynowe zadania.

📃 Czysta kartka

Zanim zaczniesz optymalizować jakiś proces w swoim życiu lub pracy, musisz spróbować go w ogóle określić i nazwać poszczególne jego elementy.

Lubię powiedzenie, że automatyzacja zaczyna się od kartki papieru.

Pustej, niezapisanej kartki lub nowej notatki w ulubionej aplikacji. Zastanawiamy się, jakie zadania regularnie wykonujemy w danym obszarze lub projekcie – na początek warto skupić się na jednym, najważniejszym dla nas obszarze – a później próbujemy rozbić je na czynniki pierwsze:

1. Jakie kroki są potrzebne?

2. Jakie decyzje podejmujemy?

3. Na co musimy poczekać w poszczególnych etapach?

4. Kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego kroku?

5. Co jest finalnym efektem i jakie efekty powstają po drodze?

To tylko kilka z pytań, które można sobie zadać w trakcie takiej sesji określania procesu.

Jak bardzo szczegółowy powinien być taki rozpisany proces? Mógłbym powiedzieć, że to zależy od tego, jak duża masz kartkę 😉 Chodzi jednak o to, żeby spojrzenie na rozpisany proces dawało Ci pewność, że wszystkie ważne kroki, decyzje, blokery i efekty zostały w nim uwzględnione.

Już samo nazwanie i określenie procesu da Ci wiele korzyści na co dzień. Zapewni Ci:

• Stabilną jakość efektów;

• Pewność, że o niczym nie zapomnisz;

• Spokojną głowę i mniej rzeczy, o których musisz pamiętać;

• Łatwiejszą delegację w przyszłości;

• Możliwość dostrzeżenia obszarów do optymalizacji lub automatyzacji;

Polecam jednak na początek skupić się na jednym, konkretnym procesie lub projekcie, a na kartce zapisać kroki, które w jego ramach regularnie wykonujesz.

Później patrzymy na tę listę i zastanawiamy się...

⏱️ Czy warto?

Gdy już patrzymy na nasz rozpisany proces, możemy zauważyć w nim obszary do poprawy i przestrzeń do potencjalnej automatyzacji. Nie wszystko jednak będzie opłacało się zoptymalizować.

Trafiłem ostatnio na bardzo ciekawą grafikę od XKCD, która pokazuje, jak dużo czasu w perspektywie 5 lat warto przeznaczyć na optymalizację zadań – w zależności od tego, ile te zadania nam zajmują i jak często je powtarzamy.

Przetłumaczyłem tę grafikę, żeby było łatwiej na niej pracować – oto ona:

Teraz, mając swoją listę zadań w danym obszarze, możesz spojrzeć na nią całościowo lub wziąć pod uwagę wybrane punkty i zastanowić się po kolei, które z nich można zoptymalizować, które da się zautomatyzować, a także, czy w ogóle warto to robić (porównując wartości z tabeli powyżej do Twojego przypadku).

Korzystanie z tej tabeli jest dosyć proste.

Spójrz na żółte oznaczenie poniżej – jeśli robisz coś 1x dziennie i optymalizując dane zadanie, możesz oszczędzić 1 minutę, to w perspektywie 5 lat opłaca się poświęcić na to 1 dzień. Podobnie, jeśli wykonujesz coś raz w miesiącu i możesz oszczędzić 30 minut (zielone oznaczenie).

Jeśli coś się da zautomatyzować i się to opłaca – śmiało! Możesz skorzystać z funkcji wbudowanych w aplikację, Twój system operacyjny, użyć Make.com, Zapier lub N8N (zależnie od preferencji i rodzaju zadania). Polecam serię wpisów na moim blogu, dotyczących automatyzacji.

Jeśli z kolei dojdziesz do wniosku, że automatyzacja całego procesu zajmie Ci za dużo czasu, to też jest ok – możesz do tego podejść w inny sposób. Wybierz wtedy mniejsze zadanie, które łatwiej Ci będzie zautomatyzować, a w miarę nabierania doświadczenia wrócisz też do tych trudniejszych.

Pamiętaj też, że nie zawsze trzeba automatyzować w dosłownym rozumieniu tego słowa. Bardzo dużą wartość dają też mniejsze optymalizacje, takie jak:

1. Korzystanie z szablonów, stanowiących punkt startowy do pracy;

2. Tworzenie list kontrolnych, szczególnie, gdy masz już rozpisany proces;

3. Delegowanie zadań podwykonawcom;

4. Korzystanie asystentów SI do prowadzenia burzy mózgów, czy wspierania w realizacji zadań;

💬 Podsumowanie

Co więc warto zrobić, zanim zaczniesz automatyzować?

Zastanów się, co obecnie zaprząta Twoją głowę, jakie zdania wykonujesz regularnie i jakich kroków potrzebuje każde z nich.

Później oszacuj, czy opłaca się dane zadanie (lub jego część) automatyzować i podejmij decyzję, co z nim zrobić. Pamiętaj przy tym, że istnieje wiele form optymalizacji zadań i procesów i nie wszystkie z nich wymagają na końcu sięgania po narzędzia do automatyzacji.

Daj znać, które podejście wybierasz najczęściej!

👀 Warto zobaczyć

• 📱 + 🪟 Ekosystem, jaki tworzą z sobą urządzenia Apple to ich przeogromna zaleta, której zazdroszczą inni producenci. Windows od jakiegoś czasu pracuje nad stworzeniem tego typu synergii pomiędzy komputerami, a telefonami z systemem Android. Ostatnia aktualizacja Windows poprawia działanie tej funkcji. Warto rzucić okiem, jeśli korzystasz z urządzeń
  

• 🤖 Anthropic, firma odpowiedzialna za algorytm SI o nazwie Claude, udostępniła polecenia systemowe, które są wprowadzone do ich asystenta SI. Zdecydowanie warto zobaczyć, co siedzi pod spodem jednego z popularniejszych asystentów SI – szczególnie, jeśli interesuje Cię temat pisania dobrych poleceń.
  

• ✉️ Notion ogłosił, że pracuje nad nowym produktem – Notion Mail. Jak można się domyślać jest to klient poczty, pięknie wyglądający i posiadający integracje z pozostałymi usługami Notion. Jest to kolejny produkt Notion, zaraz obok aplikacji do notowania i kalendarza. Póki co trwają testy aplikacji i można dołączyć do listy oczekujących.
  

• 🏃‍♂️ Co aplikacje sportowe mogą powiedzieć światu na Twój temat? A no całkiem dużo – na przykład, jakie są Twoje sportowe rutyny, gdzie mieszkasz i przez jaki czas prawdopodobnie nie będzie Cię w domu, jeśli właśnie zaczął się Twój trening. Takie informacje mogą być wskazówką dla przestępców. Warto więc świadomie udostępniać tego typu informacje.
  

🧰 Polecana aplikacja: Cal.com

Wiesz, czym jest kalendarzowy ping-pong? To sytuacja w której chcesz umówić się z kimś na spotkanie (np. z klientem) i odbijacie od siebie wiadomości w poszukiwaniu optymalnego terminu.

Zamiast wymieniać się wiadomościami, można skorzystać z narzędzia do tworzenia terminarzy dostępności. Jednym z nich jest właśnie cal.com. To prosta usługa, do której podłączamy nasz kalendarz i konfigurujemy w niej terminarz z możliwością rezerwacji okienek czasowych.

W efekcie otrzymujemy link, pod którym można podejrzeć naszą dostępność i zarezerwować termin.

Co więcej, jeśli w naszym kalendarzu pojawi się inne wydarzenie, które koliduje z terminarzem, to dostępny termin zniknie z listy wyboru.

Proste i przydatne.

🚀 Krok po kroku:
Automatyzacja generowania grafik

Jedną z takich rzeczy, które czasami warto jest zautomatyzować lub zoptymalizować, jest generowanie grafik do social media, czy do stron internetowych.

Ma to dwa oblicza.

Pierwsze jest takie, że czasami wystarczy utworzyć szablony, które za każdym razem będziesz kopiować, nanosić zmiany i eksportować.

Drugie, szczególnie przydatne, jeśli tych grafik generujesz dużo i często, to automatyzacja tego procesu. Jak do niego podejść? Jakich narzędzi użyć?

O tym przeczytasz w dzisiejszym “Krok po kroku”.

💡 Szybka porada:
Dokumenty domyślnie w trybie podglądu

Jeśli pracujesz nad jakimś dokumentem i nie zamierzasz wprowadzać w nim zmian – chcesz go tylko przeczytać – to zamiast patrzeć na niego w trybie edycji, wybieraj tryb podglądu.

Opcję zmiany znajdziesz zwykle w prawym, górnym rogu okna.

W trybie podglądu nie będziesz w stanie wprowadzać do dokumentu żadnych zmian – nic nie wydarzy się więc przypadkiem. Nie wyślesz na przykład do klienta dokumentu, w którym brakuje części akapitów, bo te przypadkiem usunęły się w trakcie przeglądania.

Funkcje tę mają wszystkie wiodące pakiety biurowe, poza – niestety – tym od Apple. Jeśli więc korzystasz z Pages, Numbers, czy Keynote, to Twoim przyjacielem w tym przypadku będzie systemowa aplikacja “Podgląd” (skrót klawiszowy – spacja).