📨 Sposoby na uporządkowanie skrzynki e-mail

Czołem! 👋

🔥 Temat wydania:
Sposoby na uporządkowanie skrzynki e-mail

Skrzynka e-mail jest czasem jak piwnica: dużo rzeczy, trochę pajęczyn i zawsze coś, co na pewno się przyda.

W tym wydaniu pokażę Ci, jak ogarnąć ten cyfrowy bałagan – bez spiny, bez miliona aplikacji, za to metodycznie i z głową.

0️⃣ Inbox Zero? Spoko, ALE...

W metodzie Inbox Zero chodzi o to, aby wszystkie przychodzące do nas wiadomości adresować od razu na jeden z kilku sposobów:

1. Odpowiedz od razu, jeśli zajmie to mniej, niż 2 minuty;

2. Przekaż dalej, jeśli ktoś inny powinien się tym zająć;

3. Odłóż na później, jeśli wymaga działania w innym czasie;

4. Zarchiwizuj wiadomości, które nie wymagają żadnej akcji;

5. Usuń zbędne wiadomości, SPAM i duplikaty;

Efekt? Skrzynka jest pusta, a każda wiadomość ma swoje miejsce i przeznaczenie.

Niestety, Inbox Zero może też wywierać na Tobie niepotrzebną presję i skupienie na porządkowaniu, a nie pracy. Dobrze, jeśli skrzynka nie przytłacza, ale nie ma co walczyć o idealne zero za wszelką cenę.

Warto jednak:

• Przenosić wiadomości do archiwum (będą pod ręką w razie potrzeby, a nie będą powodować efektu nadmiernego przytłoczenia);

• Wyznaczyć bloki na pracę z pocztą (to Ty decydujesz, kiedy masz czas na pocztę);

• Dbać o to, żeby to, co nie musi być w skrzynce, nie zalegało w niej;

🔍 Automatyczne filtry i reguły

Automatyczne filtry i reguły porządkowania wiadomości pozwalają złapać nieco oddechu w skrzynce, bez angażowania Twojej uwagi.

Działają tak: określasz, które wiadomości mają być łapane i co z nimi zrobić. Warto je zdefiniować dla takich typów wiadomości, które trafiają do naszych skrzynek regularnie.

W Gmailu ta funkcja nazywa się "Filtrami", w Outlooku "Regułami wiadomości", a w Poczcie Apple "Inteligentnymi folderami".

Sam mam filtry, które:

• Wiadomości z adresem +newsletter są od razu przekazywane do Readwise i archiwizowane;

• Wyciągi bankowe otrzymują etykietę i są archiwizowane (chcę mieć w skrzynce, gdybym ich potrzebował, ale nie muszę ich za każdym razem widzieć);

• Wiadomości od firm i osób, dotyczące konkretnych tematów, są oznaczane etykietą tematu/klienta;

• Wiadomości wymagające dłuższego działania przekazuję do listy zadań.

Twój zestaw filtrów nie musi być rozbudowany. Zacznij od 2–3 filtrów i testuj. O tym, jak takie filtry ustawiać i do czego jeszcze można je wykorzystać, pisałem w 27 wydaniu newslettera.

🏷️ Etykiety

Z filtrami powiązane jest też etykietowanie wiadomości (czyli przypisywanie im tagów lub przenoszenie do folderów).

O to, z jakich etykiet skorzystasz, musisz zadbać tworząc je manualnie, ale przypisywanie ich możesz częściowo oddać w ręce wspomnianych wcześniej filtrów.

Osobiście preferuję też etykiety ponad foldery. Różnica polega na tym, że jedna wiadomość może być tylko w jednym folderze, ale może mieć przypisanych wiele etykiet. Dostępność tych funkcji jest jednak uzależniona od tego, z jakiej skrzynki pocztowej korzystasz.

📄 Szablony odpowiedzi

Warto też korzystać z szablonów dla wszystkich powtarzalnych wiadomości, które piszesz do swoich klientów, czy współpracowników.

Możesz z nich skorzystać na dwa sposoby:

1. Funkcja szablonów w aplikacji, z której korzystasz do poczty e-mail (np. Gmail).

2. Skorzystanie z aplikacji typu text expander, pozwalającej szybko wstawiać długie fragmenty tekstów (więcej o rozwijaniu tekstów pisałem w tym wydaniu newslettera).

Ja mam zdefiniowane szablony na przykład na:

1. Różne stopki wiadomości, dopasowane do kontekstu;

2. Odpowiedzi na oferty współpracy, którymi nie jestem zainteresowany;

3. Fragmenty odpowiedzi do ofert, którymi jestem zainteresowany (podsumowanie danych, możliwości, linki);

Szablony oszczędzają czas i energię – zacznij od 2-3 najczęstszych odpowiedzi i stopniowo rozbudowuj swoją bibliotekę.

⏲️ Planowanie wiadomości (czytania i wysyłki)

Niektóre skrzynki pocztowe posiadają funkcję odkładania wiadomości na później – zarówno w kontekście ich czytania i wysyłki.

Jak warto z nich korzystać?

• Planowanie wysyłki – super, jeśli np. chcesz napisać mail wieczorem, ale wysłać go rano. W Gmailu kliknij strzałkę obok „Wyślij” → „Zaplanuj wysyłkę”.

• Odkładanie wiadomości na później – przydatne, gdy dana treść będzie Ci potrzebna np. za tydzień. Ale nie używaj tego jako przypominajki o zadaniach – lepiej dodać je do osobnej listy zadań lub aplikacji do czytania.

💬 Podsumowanie

Twoja skrzynka e-mail może być miejscem, które przytłacza, rozprasza i przeszkadza skupieniu.

Jeśli będziesz trzymać się powyższych zasad, praca z pocztą będzie przyjemniejsza i łatwiejsza.

A może jest jeszcze coś, co dodałbyś do tej listy? Daj mi znać, odpowiadając na tę wiadomość!

⭐ Bonusy dla subskrybentów

• Kolekcja technik pisania dobrych poleceń do SI

• Archiwum wszystkich wydań newslettera

• Lista przydatnych aplikacji

I to już koniec na dzisiaj!

Życzę Ci dobrego dnia i do zobaczenia w kolejnym wydaniu!