🤝 Osobisty asystent, który zrobi notatki z Twoich spotkań

Wersja audio została wygenerowana przez SI.

Znasz to uczucie? Jesteś na ważnym spotkaniu, próbujesz nadążyć za dyskusją, a jednocześnie zanotować wszystkie najważniejsze punkty, żeby o niczym nie zapomnieć.

W rezultacie ani nie słuchasz uważnie, ani nie notujesz dokładnie. Później trudno odnaleźć się w notatkach i przypomnieć sobie przebieg spotkania.

Brzmi znajomo?

Jednym z rozwiązań tego problemu może być na przykład nagranie spotkania. W takim przypadku możesz całkowicie skupić się na rozmowie, bo masz pewność, że notatki przygotujesz później, bazując na tym, co zostało powiedziane.

I jest to w porządku, o ile masz wystarczająco dużo czasu na ponowny odsłuch.

Czy w dobie AI nie jednak ma lepszego rozwiązania? Otóż – jest ich nawet kilka.

Dzisiaj poznasz jedno z nich, a będzie to Fireflies – asystent AI, który dołącza do spotkań online (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams), tworzy transkrypcję, podsumowanie i zapisuje wnioski.

A to wszystko – co ważne – dostępne także dla spotkań prowadzonych w języku polskim.

Jak skorzystać z Fireflies?

• 🤝 Konfigurujemy konto Fireflies

• ➕ Tworzymy wydarzenia

• 👀 Przeglądamy notatki

• 💡 Dodatkowe możliwości

  • Wtyczka do przeglądarki

  • Aplikacja mobilna

  • Aplikacje do zarządzania projektami

• 💬 Podsumowanie

🤝 Konfigurujemy konto Fireflies

Aby zacząć, otwórz stronę Fireflies.ai i kliknij przycisk "Get Started".

Ze względu na to, że usługa działa w oparciu o kalendarz, do logowania powinniśmy użyć naszego konta Google lub Microsoft (w zależności od tego, którego używasz do planowania spotkań).

W moim przypadku będzie do Google i w trakcie procesu aktywacji, Fireflies poprosi o dostęp do podstawowych informacji o koncie oraz do kalendarza.

Po założeniu konta zobaczymy panel Fireflies i będziemy mogli skonfigurować sposób działania asystenta.

Po pierwsze, możemy wybrać, w jakich przypadkach Fireflies ma dołączać do naszych spotkań.

Mamy do wyboru:

• Wszystkie wydarzenia z naszego kalendarza, które mają link do spotkania online;

• Tylko wydarzenia, które organizujemy my;

• Tylko wydarzenia, w których uczestniczą członkowie naszego zespołu (na podstawie domeny w Google Workspace);

• Tylko wydarzenia, w których nie uczestniczą osoby z naszego zespołu;

• Wydarzenia, na których są tylko nasi współpracownicy;

• Wydarzenia, do których zaprosiliśmy asystenta, dodając do spotkania adres e-mail [email protected];

Możemy też wybrać, do kogo ma być wysyłane podsumowanie spotkania.

Tutaj mamy do wyboru opcje:

• Wszyscy zaproszeni;

• Tylko ja i współpracownicy z mojego zespołu w Fireflies;

• Tylko ja i uczestnicy z mojej firmy;

• Tylko ja;

Możesz wybrać takie ustawienie, które będzie najbardziej komfortowe dla Ciebie i dla Twoich współpracowników. Ja wybrałem dołączanie tylko na wyraźne zaproszenie i wysyłanie podsumowań tylko do mnie – i taką opcję polecam też Tobie na początek.

W kolejnych krokach możemy jeszcze zaprosić do Fireflies inne osoby z naszego zespołu, czy aktywować trial wersji płatnej – wszystkie te elementy możemy pominąć.

No i w końcu zobaczymy ostatnią planszę konfiguracyjną, w której sfinalizujemy konfigurację.

Na pierwszym ekranie zobaczysz informację, że możesz w każdej chwili wyprosić Fireflies z rozmowy, jeśli poczujesz taką potrzebę i że przed wpuszczeniem asystenta na rozmowę trzeba zapytać inne osoby o zgodę.

Dalej zobaczysz opcję wyboru języka rozmów do transkrypcji – jest tu dostępny język polski.

Na końcu możesz jeszcze podłączyć integrację Zooma, jeśli używasz tego komunikatora. Google Meet i MS Teams nie wymagają dodatkowej konfiguracji.

Po wszystkim zobaczysz już stronę główną Twojego panelu.

➕ Tworzymy wydarzenia

Zależnie od tego, jakie opcje konfiguracyjne wybrałeś, asystent będzie dołączał do wszystkich Twoich spotkań automatycznie lub na wyraźne zaproszenie.

W tym ostatnim przypadku (jeśli skonfigurowałeś Fireflies podobnie do mnie) wystarczy, że tworząc spotkanie, zaprosisz na nie adres e-mail [email protected].

Po rozpoczęciu spotkania, asystent wyśle prośbę o wpuszczenie go – to doskonały moment, żeby poinformować o tym pozostałych uczestników i zapytać ich o zgodę na taką formę wykonania notatek ze spotkania.

👀 Przeglądamy notatki

Po każdym spotkaniu otrzymasz (Ty i ewentualnie osoby, które wybrałeś w trakcie konfiguracji) podsumowanie spotkania, a Twój panel Fireflies zacznie wypełniać się historią spotkań i podsumowań.

Każde spotkanie na takiej liście możesz otworzyć i przeglądać wykonane przez asystenta notatki.

1. Lewa część to podstawowe informacje na temat samego spotkania i jego uczestników.

2. Na środku zobaczysz przygotowane notatki, w tym ogólne podsumowanie, podział spotkania na tematyczne rozdziały (wraz ze znacznikami czasowymi) i wnioski/zadania do wykonania po spotkaniu.

3. Prawa strona to transkrypcja spotkania, z podziałem na poszczególne osoby.

4. Na samym dole mamy odtwarzacz – możemy z jego pomocą posłuchać, co dokładnie działo się na spotkaniu.

💡 Dodatkowe możliwości

Wtyczka do przeglądarki

Fireflies oferuje również wtyczkę do przeglądarki, która pozwala nagrywać i przygotowywać transkrypcje spotkań, bez zapraszania na nie asystenta.

To nasza przeglądarka zostanie wtedy wykorzystana do zebrania informacji i bot nie będzie widoczny na liście użytkowników.

Po instalacji wtyczki kliknij ją i zaloguj się na to samo konto, co wcześniej.

Po logowaniu możesz wyłączyć opcję Auto capture meetings, aby Fireflies nie zaczynał nagrywać spotkania automatycznie, a jedynie na wyraźne potwierdzenie z Twojej strony.

W ustawieniach wtyczki możesz też wyłączyć opcję Share meeting notification, aby utrzymać notatki ze spotkania tylko do swojej informacji.

Posiadając wtyczkę w przeglądarce, za każdym razem, gdy dołączysz do spotkania, Fireflies zaproponuje rozpoczęcie nagrywania, a Ty będziesz mieć wtedy do dyspozycji interaktywny panel z transkrypcją i możliwością dodawania komentarzy.

Po przetworzeniu spotkania znajdziesz je w swoim panelu Fireflies.

PS. Pamiętaj, że w takim przypadku również należy otrzymać zgodę na nagrywanie od uczestników spotkania.

Aplikacja mobilna

Jeśli idea działania Fireflies wydaje Ci się ciekawa, to możesz zastanawiać się – co ze spotkaniami na żywo? Czy ich również nie dałoby się w ten sposób przetwarzać?

Fireflies pracuje obecnie nad aplikacją mobilną, która pozwoli na takie jej wykorzystanie – w takim przypadku Twoje urządzenie mobilne stanie się dyktafonem, a zrealizowane nagrania będą podsumowane i udostępnione w panelu Fireflies.

Aplikacja jest obecnie dostępna w wersji beta, a więcej informacji na jej temat znajdziesz tutaj.

Aplikacje do zarządzania projektami

Fireflies posiada również integracje z usługami do zarządzania projektami – możesz zintegrować go z Asaną, Jirą, Trello, czy ClickUpem, aby automatycznie tworzyć zadania na podstawie spotkań.

Sam wolę dodawać zadania ręcznie na podstawie podsumowania, ale może Tobie ta automatyzacja przypadnie do gustu.

💬 Podsumowanie

Tworzenie notatek ze spotkań może być uciążliwe, jeśli chcemy w nich aktywnie uczestniczyć. Wykorzystanie Fireflies może w tym pomóc, bo najważniejsze wnioski zostaną spisane automatycznie, a nam łatwiej będzie później na ich podstawie przygotować własne zapiski, czy określić co jest do zrobienia.

Pamiętaj jednak, że Fireflies działa w chmurze, a Twoje dane i nagrania lądują finalnie na serwerach usługi i to przez jego aplikację są przetwarzane.

Narzędzie nie jest najlepszym wyborem do poufnych rozmów. Sprawdzi się jednak świetnie przy planowaniu zadań czy burzy mózgów z zespołem lub klientem – oszczędzając Ci sporo czasu.